Управление торговым предприятием

Менеджери з продажу • Планують продажу за своїм клієнтам/товарним групам на підставі статистики продажів за попередні періоди; • Ведуть базу потенційних і реальних клієнтів, сегментують клієнтську базу за різними ознаками (за регіонами, XYZ- і ABC-класифікації, за видами діяльності та інше); • Фіксують контакти та передпродажні переговори; • Обробляють замовлення покупців з усією супутньою інформацією (планові дати, оплати, відвантаження, умови поставки, ціни, знижки); • Погоджують виконання замовлень з відділом закупівель; • Контролюють надходження товарів під замовлення покупців; • Аналізують оплати та стан взаєморозрахунків за своїми клієнтами; • Ініціюють відвантаження. Керівник відділу продажу • Аналізує план/факт продажів і прибутковість продажів компанії в різних аналітичних розрізах (за підрозділами, відповідальними менеджерами, товарними групами, постачальниками тощо) • Аналізує контакти клієнтів • Аналізує клієнтську базу за різними ознаками (за регіонами, XYZ- і ABC-класифікації, за видами діяльності та інше) • Аналізує стану замовлень і взаєморозрахунків • Аналізує оборотність і прибутковість товарів, використовує аналітичні звіти для ведення пріоритетних товарів/товарних груп.

Менеджери із закупівель • Моніторять потреби відділу продажів в товарах на закупівлю (який необхідний товар і коли); • Ведуть і контролюють оборотність товарів; • Аналізують попит на товари: які позиції мають підвищений попит або навпаки є ходовими; • Планують закупівлі (ранжуючи їх за товарними групами або постачальникам), для забезпечення незатовареності складу і, в той же час, забезпечувати потреби підприємства необхідними товарами своєчасно; • Автоматично формують замовлення: відбір для кожного виду товару постачальника, який надає найбільш вигідні умови щодо ціни, наявності та доставки; • Фіксують явки на витрачання грошових коштів. Керівник відділу закупівель • Контролює менеджерів із закупівель; • Моніторить поточні і підсумкові плани підрозділу щодо закупівель; • Контролює і планує взаєморозрахунки з постачальниками, контролює виконання договірних зобов'язань за строками поставки, за кількістю поставлених, у межах договорів, товарів або матеріалів.

Співробітники складського відділу • Інструмент для ведення карток складського обліку (прибуткові, видаткові, складські ордери). Керівник складського відділу • Контролює рух на складі в оперативному торговому календарі; • Контролює фактичні рухи на складі; • Аналізує розбіжності і визначає відповідальних, за кожним з розбіжностей; • Контролює ключові показники роботи складу, такі як оборотність товарів.

Бухгалтер з банку • Бачить список затверджених заявок на витрачання грошових коштів і одним натисненням кнопки робить заповнене доручення, далі заповнює вивантаження платежів в систему «Клієнт-банк» і формує бухгалтерські проводки. Бухгалтер з основних засобів • Веде чіткий облік усіх основних засобів, що знаходяться на балансі підприємства і виконує операції з ОС, регламентовані законом: облік надходження нових ОС, введення в експлуатацію, зношення, індексація на експлуатацію, передача в ремонт, приймання з ремонту, фіксація виконаних ремонтів або модернізації ОС, фіксація передачі та продажу ОС тощо; • Кожна подія, що стосується ОС, відображається у відповідній друкованій формі, затвердженій українським законодавством; • Картки ОС формуються автоматично. Бухгалтер з матеріалів • Не вводить документи з руху матеріалів. За цю функцію несуть відповідальність менеджери, комірники, працівники виробничого відділу. Бухгалтер контролює правильність заповнення документів, їхнє своєчасне надання, відповідність даних; • Має набір звітів, які полегшують процес контролю даних із руху матеріалів та інших запасів на підприємстві. Бухгалтер/розраховувач із ЗП • Робота розраховувача полегшується і зводиться до безпосереднього розрахунку заробітної плати за рахунок використання даних із підсистем кадрового обліку; • Якщо на підприємстві використовується додаткові види нарахувань, розраховувач самостійно створює формули для їхнього розрахунку, що створює незалежність від будь-яких програмістів. Співробітник самостійно управляє методами розрахунку заробітної плати, які прийняті на підприємстві; • Розрахунок лікарняних, відпускних та інших видів розрахунків, пов'язаних із необхідністю обчислення середньої заробітної плати за великі періоди, автоматично розраховується системою. При цьому враховується і стаж працівників, відпрацьований на підприємстві, і статистика нарахувань, невиходів; • Простий введення документів коригування, який допомагає сторнувати неправильні записи. Приміром, розраховувач помилився під час нарахування заробітної плати і в наступному періоді виявив цей прорахунок. Він легко виправляє помилку, шляхом введення документа коригування. В результаті, система автоматично відсторнує неправильні записи з правильними позначками про періоди помилки та її виправлення. Важливо, що вимоги законодавства при цьому будуть дотримані без великих витрат часу з боку розраховувача; • Автоматично формуються форми регламентованої звітності, такі як «Форма-1ДФ», декларація з податку на доходи фізичних осіб, звіти про єдиний соціальний податок, а також статистичні звіти з праці. Головний бухгалтер • Автоматичне формування і заповнення повного набору стандартно-регламентованої звітності — бухгалтерський баланс, звіт про фінансові результати, декларацію про прибуток, звіти про єдиний податок, розрахунки акцизного збору та інші. Завдяки системі «Звіт» можна не тільки формувати ці звіти, але і підписувати їх електронним підписом та надсилати в електронному вигляді в необхідні органи. Для відділу бухгалтерії в цілому • Відсутність необхідності введення первинних документів, оскільки: менеджери із закупівель вводять в систему інформацію про надходження товарів, менеджери з продажу — видаткові накладні, комірники — інформацію про рух товарів зі складів, виробничий відділ фіксує витрачені товари документами і податковими накладними, а випущену продукцію — документами і звітами виробництва за зміну. Бухгалтеру необхідно лише перевірити наявність і повноту документів, проконтролювати автоматичне заповнення рахунків, за якими формуються бухгалтерські проводки, та затвердити документ до формування бухгалтерських проводок, тобто провести з бухгалтерського та податкового обліку; • Зручні і прості форми для відображення первинних документів або для контролю цих документів; • Зручні форми стандартних звітів, для контролю проводок за рахунками, таким як оборотно-сальдова відомість, картка рахунку тощо; • Відповідальний за ведення податкового обліку аналізує відхилення сум з податкового та бухгалтерського обліку. Завдяки тому, що в стандартних звітах (аналіз рахунку, оборотно-сальдова на рахунку та ін) відразу видно суму за конкретною витраті бухгалтерського обліку, суму за цією ж витратою видно і за податковим обліком. Таким чином, контролювати розбіжності стає гранично просто.

Інструмент спостереження і аналізу грошових коштів, які необхідні співробітникам. Керівник може затвердити, відхилити або відкласти будь-якого з платежів і проаналізувати поточну ситуацію платіжного календаря — чи вистачає грошей підприємству або передбачається касовий розрив. Таким чином, з'являється можливість оптимально використовувати грошові кошти підприємства.

• Повноцінний кадровий облік, як штатних працівників, так і сумісників, а також співробітників, працюючих за договорами цивільно-правового характеру; • Ведення штатного розкладу організації; • Зберігання історії штатних розкладів, що дає доступ до додаткової інформації та можливість додаткового аналізу з попередньої діяльності; • Зберігання стандартної і додаткової кадрової інформації. Наприклад, облік даних про військовозобов'язаних і, в той же час, легко формуються друкарські форми для надання у військкомат; • Ведення додаткової докладної інформації по кожному з працівників. Наприклад, дані про розміри одягу співробітників для підготовки спеціалізованої форми; • Табелі формуються автоматично, на підставі введених первинних документів, таких як кадрові документи, переміщення, невиходи, лікарняні листи тощо.